Privacyverklaring
VindUwAI gaat zorgvuldig en transparant om met uw gegevens. Hieronder leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.
Kort samengevat. Wij verwerken gegevens van drie groepen: (1) bezoekers van deze website, (2) autobedrijven die wij zelf benaderen — ook als u zich nooit bij ons heeft gemeld, en (3) klanten en partners met een account in ons portaal. Wij verkopen nooit gegevens. Wilt u niet benaderd worden, dan regelen wij dat direct: zie punt 9.
1. Wie zijn wij?
VindUwAI is een handelsnaam van VindUwAutoKoper BV. VindUwAutoKoper BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder staan beschreven.
- VindUwAutoKoper BV, handelend onder de naam VindUwAI
- KvK-nummer: 91234379
- Adres: Marssteden 20, 7547 TC Enschede
- Telefoon: 053 206 2020
- E-mail: info@vinduwai.nl
Deze verklaring gaat over deze website (vinduwai.nl), over ons klantportaal op app.vinduwai.nl en over de manier waarop wij bedrijven benaderen.
2. Als u deze website bezoekt
Om de website te kunnen tonen, verwerkt onze hostingpartij automatisch beperkte technische gegevens, waaronder uw IP-adres, het opgevraagde adres, het tijdstip en uw browsertype. Dat is nodig om de pagina te leveren en om misbruik en storingen te herkennen.
Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Vercel Web Analytics. Dat meet zonder cookies en zonder dat individuele bezoekers worden geïdentificeerd of over websites heen worden gevolgd. Wij bouwen geen profielen op en verkopen geen gegevens.
Deze website haalt lettertypen op bij Google Fonts. Op de homepage en de partnerpagina worden bovendien twee animatiebibliotheken geladen van cdnjs (Cloudflare) en jsDelivr. Bij het ophalen van die bestanden ziet de betreffende partij uw IP-adres en uw browsergegevens. Wij sturen daarbij zelf geen gegevens over u mee.
Deze website plaatst zelf geen cookies: geen tracking-, advertentie- of profileringscookies, en geen cookiemuur.
3. Als u ons mailt, belt of een formulier invult
De rekenhulpen op deze site (zoals de advertentie-scan en het partnerformulier) versturen zelf niets naar ons. Wanneer u op verzenden klikt, opent uw eigen e-mailprogramma met een vooraf ingevuld bericht dat ú verstuurt. Wij ontvangen dus alleen wat u zelf in dat bericht laat staan — er komt geen invoer bij ons binnen zolang u de mail niet verstuurt.
Neemt u contact op — per mail, telefoon of via zo'n bericht — dan verwerken wij uw naam, bedrijfsnaam, contactgegevens en de inhoud van uw vraag, plus wat wij nodig hebben om u een passend voorstel te doen. Onze zakelijke mailbox draait op Google Workspace.
4. Autobedrijven die wij benaderen
Dit is de belangrijkste alinea voor bedrijven die zich nooit bij ons hebben gemeld. Wij houden een lijst bij van bijna 27.000 Nederlandse autobedrijven om ze te kunnen benaderen voor onze diensten. Die gegevens komen niet van het bedrijf zelf, maar uit openbare bronnen.
Op die lijst staan per bedrijf: bedrijfsnaam en vestigingsnaam, adres, postcode en plaats, provincie, de RDW-erkenningen, en waar beschikbaar een algemeen telefoonnummer, een website en een algemeen e-mailadres.
- Bronnen: het openbare RDW-register van erkende bedrijven, OpenStreetMap, en de eigen website van het bedrijf.
- Wij nemen bewust géén persoonlijke e-mailadressen op. Alleen een algemeen adres van een afdeling of functie (zoals info@, verkoop@ of werkplaats@) op een eigen bedrijfsdomein wordt bewaard. Adressen op naam van een persoon en adressen bij gratis consumentenproviders worden bij het inlezen automatisch weggelaten en komen onze database niet binnen.
- Wij nemen geen namen van medewerkers of privéadressen op.
Neemt een medewerker of een van onze partners contact op met een bedrijf van die lijst, dan leggen wij daarbij vast: dat het bedrijf is benaderd en wanneer, door wie, de uitkomst (benaderd, in gesprek, geen interesse, klant geworden), een eventuele terugbelafspraak en een korte zakelijke notitie over wat er is besproken. Ook leggen wij vast wie een selectie van de lijst als bestand heeft gedownload.
Daarnaast kunnen wij een vindbaarheidsscan uitvoeren op de website van een bedrijf dat nog geen klant is. Wij halen dan de openbaar toegankelijke pagina's van die website op (onder meer de homepage, robots.txt en de sitemap) en meten technische punten, zoals ontbrekende paginatitels. Wij bewaren de uitkomst van die meting, niet een kopie van de website. Zo'n scan raakt alleen de website, niet uw klanten of uw systemen.
Waarom wij dit mogen, en hoe wij uw belang meewegen
Wij baseren ons hierbij op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f AVG) bij zakelijke werving. Wij hebben die afweging als volgt gemaakt:
- Ons belang: wij moeten onze diensten onder de aandacht kunnen brengen bij de bedrijven voor wie ze bedoeld zijn, en voorkomen dat hetzelfde bedrijf door meerdere van onze partners wordt gebeld.
- Noodzaak: zonder deze lijst is er geen manier om gericht en zonder dubbel werk contact te zoeken. Er zijn geen minder ingrijpende alternatieven die hetzelfde doel bereiken.
- Uw belang en onze waarborgen: het gaat uitsluitend om zakelijke, openbare gegevens en om een aanbod dat rechtstreeks met uw bedrijfsvoering te maken heeft. Wij nemen geen persoonlijke contactgegevens op, geen bijzondere gegevens en geen meningen over personen. Wij verkopen niets door, wij bouwen geen profielen en u kunt met één bericht van de lijst af (zie punt 9).
Waarom dit toch over persoonsgegevens gaat. Bij een eenmanszaak, VOF of maatschap zijn bedrijfsgegevens tegelijk gegevens over een persoon — denk aan een bedrijfsnaam met een achternaam erin, een 06-nummer als algemeen bedrijfsnummer of een adres dat ook een woonadres is. Omdat die gegevens niet van u zelf komen, informeren wij u hierover via deze verklaring; dat is wat artikel 14 AVG voorschrijft.
5. Klanten en partners met een account
Heeft u een abonnement of bent u partner, dan verwerken wij daarnaast:
- Account: e-mailadres van de eigenaar en van eventuele medewerkers, bedrijfsnaam, de rol in het portaal en inloggegevens (het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen door onze inlogdienst en is voor ons niet leesbaar).
- Betalen (klanten): voor de SEPA-incasso via Mollie de naam van de rekeninghouder, de laatste cijfers van het IBAN en de klant- en machtiging-nummers van Mollie. Het volledige IBAN van een incassoklant bewaren wij niet.
- Uitbetalen (partners): voor het uitbetalen van een vergoeding bewaren wij wél het volledige IBAN, de tenaamstelling, het btw-nummer en de bedrijfsnaam. Deze gegevens zijn alleen server-zijdig benaderbaar en worden in het portaal uitsluitend gemaskeerd getoond.
- Facturen en administratie: factuurgegevens en betaalstatus.
- Post die wij u sturen: wij leggen per verstuurd bericht vast naar welk adres het ging, wat het onderwerp was en of het bericht daadwerkelijk is verzonden. De inhoud van de mail bewaren wij daar niet bij.
- Website-koppeling (SEO-abonnement): geeft u ons toegang tot uw website om aanpassingen door te voeren, dan bewaren wij die inloggegevens versleuteld. Ze zijn nooit opvraagbaar via het portaal.
- Zoekcijfers (SEO-abonnement): geeft u ons leestoegang tot uw Google Search Console, dan halen wij daar per ronde geaggregeerde cijfers op — hoe vaak uw website in Google verscheen, hoe vaak erop werd geklikt en op welke zoekopdrachten. Wij vragen uitsluitend leesrechten en wij bewaren geen ruwe gegevens over uw bezoekers. U kunt die toegang op elk moment zelf intrekken.
- Video-overleg: in het partnerportaal kunt u videogesprekken voeren. Beeld en geluid lopen via de servers van onze videodienst en worden niet opgenomen of bewaard.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit, en voor de administratie onze wettelijke plicht.
6. Kunstmatige intelligentie
Wij gebruiken taalmodellen om teksten voor te bereiden, bijvoorbeeld advertentie- en paginateksten. Wat wij daarvoor aanleveren gaat over de auto of de website, niet over uw klanten: wij sturen geen klant- of bezoekersgegevens naar een taalmodel. Het verkeer loopt via OpenRouter naar het model dat wij per taak gekozen hebben; dat zijn op dit moment modellen van OpenAI en Anthropic, en die verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten. Een tekst wordt altijd door een mens gecontroleerd voordat hij live gaat.
Virtual Showroom. Voor het bewerken van autofoto's sturen wij de foto naar een beeldmodel van Google (Gemini) via OpenRouter, buiten de Europese Unie. OpenRouter bewaart de foto niet; Google bewaart de invoer en het resultaat maximaal 55 dagen voor misbruikcontrole en gebruikt ze niet om modellen te trainen. Wijzelf bewaren uw originele foto en de resultaten 30 dagen op servers in Frankfurt en verwijderen ze daarna automatisch. Metadata zoals locatiegegevens halen wij vóór verzending uit de foto. Voor de controle vergelijkt een tweede model (Anthropic Claude, via OpenRouter) origineel en resultaat; Anthropic bewaart de beelden niet.
7. Waarvoor en op welke grondslag?
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| De website veilig en werkend aanbieden, misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
| Anonieme bezoekersstatistieken | Gerechtvaardigd belang |
| Reageren op uw vraag, demo of offerteverzoek | Voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst |
| Autobedrijven benaderen voor onze diensten, en dubbel bellen voorkomen | Gerechtvaardigd belang (zakelijke werving), zie punt 4 |
| Onze diensten leveren, uw account en machtiging beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Zoekcijfers uit uw Search Console ophalen | Uitvoering van de overeenkomst, met uw eigen toestemming in Search Console |
| Facturen, boekhouding en btw | Wettelijke verplichting |
| Vastleggen dat u niet benaderd wilt worden | Wettelijke verplichting (uw recht van bezwaar uitvoeren) |
8. Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen, betalingen en boekhouding | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Uw accountgegevens | Zolang u een account bij ons heeft; daarna verwijderen wij ze op uw verzoek, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren |
| Administratie van verstuurde post (adres, onderwerp, status) | 12 maanden |
| Aantekeningen over contact en terugbelafspraken | 12 maanden na het laatste contact |
| Uitkomsten van een vindbaarheidsscan | 12 maanden |
| Foto's voor de virtuele showroom (origineel en resultaat) | 30 dagen, dan automatisch verwijderd |
| Gegevens van bedrijven op onze bellijst | Zolang het bedrijf actief is en wij het mogen benaderen; de lijst wordt periodiek opnieuw opgebouwd uit het openbare RDW-register |
| Markering "niet meer benaderen" | Zolang wij de lijst gebruiken — juist om te voorkomen dat u opnieuw wordt benaderd |
Deze termijnen worden automatisch uitgevoerd door een wekelijkse opruimtaak; wij vertrouwen daarvoor niet op handwerk.
9. Niet (meer) benaderd worden
Wilt u niet door ons benaderd worden? Eén bericht is genoeg: bel 053 206 2020 of mail info@vinduwai.nl. Wij zetten uw bedrijf dan op "niet bellen".
Wij verwijderen die regel bewust niet. Onze lijst wordt periodiek opnieuw opgebouwd uit het openbare RDW-register; een verwijderde regel zou daarbij gewoon terugkomen. Door uw bezwaar te bewaren blijft het staan, ook na een nieuwe import. Wij bewaren dan alleen uw markering: u komt niet meer in de belbare lijst voor, ook niet in downloads, en u wordt niet meer gebeld.
10. Delen met anderen
Wij verkopen uw gegevens nooit en geven ze niet door voor reclame van derden. Wij schakelen wel dienstverleners in die ons helpen onze diensten te leveren:
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Vercel | Hosting van deze website en van het klantportaal, plus de cookieloze bezoekersstatistieken |
| Supabase | Database en inloggen voor het klantportaal |
| Mollie | Betalingen en SEPA-incasso |
| Google (Workspace) | Onze zakelijke e-mail, en de lettertypen op deze website |
| Google (Search Console) | Alleen als u ons als klant zelf leestoegang geeft tot de zoekcijfers van uw website |
| Cloudflare (cdnjs) en jsDelivr | Twee animatiebibliotheken op de home- en partnerpagina |
| GitHub | Onze broncode en de geplande taken die de SEO-ronde en de scans uitvoeren |
| OpenRouter | Toegang tot de taal- en beeldmodellen (van OpenAI, Google en Anthropic) die wij voor tekstvoorbereiding en het bewerken van showroom-foto's gebruiken |
| Daily | Videogesprekken in het partnerportaal (niet opgenomen, niet bewaard) |
Onze database en onze serverfuncties draaien in de Europese Unie (Frankfurt). Een aantal van de partijen hierboven is een Amerikaans bedrijf; waar zij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dat op basis van de standaardbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework. De tekstgeneratie die in punt 6 staat beschreven, vindt in de Verenigde Staten plaats; het bewerken van showroom-foto's bij Google vindt plaats buiten de Europese Unie.
Verder delen wij gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
11. Cookies
Deze website plaatst zelf geen cookies. In het klantportaal op app.vinduwai.nl gebruiken wij alleen eigen, functionele cookies:
- Inloggen. Cookies die uw sessie onthouden. Zonder deze cookies kunt u niet inloggen.
- Aangebracht door een partner (
vuai_ref). Komt u binnen via de link van een partner, dan bewaren wij de code uit die link 60 dagen. Meldt u zich in die periode aan, dan weten wij wie u heeft aangebracht — dat bepaalt zijn vergoeding. De cookie bevat uitsluitend die code: geen gegevens over u of uw bedrijf, en niets waarmee wij u op andere websites volgen. Scripts in uw browser kunnen de cookie niet lezen.
Omdat het uitsluitend om noodzakelijke, eigen cookies gaat en de statistieken cookieloos zijn, is hiervoor geen toestemmingsbanner nodig.
12. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken, om uw gegevens over te laten dragen, en om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang — daaronder valt ons benaderen van uw bedrijf. Wij reageren binnen een maand.
Stuur uw verzoek naar info@vinduwai.nl of bel 053 206 2020. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen hoe u bij het bedrijf hoort. Bent u het niet eens met wat wij doen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
13. Beveiliging
Onze systemen zijn zo ingericht dat iedereen alleen ziet wat hij nodig heeft: gegevens zijn per organisatie afgeschermd in de database, gevoelige gegevens zoals website-inloggegevens worden versleuteld opgeslagen, en aantekeningen van de ene partner zijn niet zichtbaar voor de andere. Verkeer met onze site en ons portaal verloopt versleuteld. Vermoedt u een lek of een zwakke plek? Meld het op info@vinduwai.nl; wij pakken het op en houden u op de hoogte.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.